Las organizaciones de hoy en día confían cada vez más en la gestión documental para realizar negocios. El motivo es simple: En todas partes se está produciendo contenido a un ritmo cada vez mayor, y los documentos de hoy, ahora en su mayoría digitalizados, permanecen mucho más tiempo que en la época del papel.

De hecho, en el 2020 un estudio de la Asociación para la Gestión Inteligente de la Información (AIIM por las siglas Association for Intelligent Information Management AIIM) concluyó que "se espera que en promedio, el volumen de información que ingresa a las organizaciones crezca de 4.5 veces en los próximos dos años".

Desde el punto de vista de TI, no abordar este desafío pueden resultar en:

• Usuarios que no colaboran entre si y con escritorios en silos
• Carpetas compartidas en red desordenadas y llenas de material irrelevante
• Bases de datos desorganizadas
• Equipos de almacenamiento inflados

Con información dispersa entre individuos y equipos, es común que no se encuentre la información requerida, esté desactualizada, no esté asegurada y, en el peor de los casos, incluso verse comprometida con accesos no autorizados.

En todos estos casos se penaliza la eficiencia y productividad pues los empleados podrían terminar trabajando con información incompleta o faltante o les puede tomar mucho tiempo encontrar lo que requieren. Para las industrias fuertemente reguladas, los documentos no seguros pueden ser un riesgo de cumplimiento y, en consecuencia, una responsabilidad financiera. Los documentos comprometidos pueden presentar un riesgo de seguridad aún más grave, creando la posibilidad de que la información caiga en las manos equivocadas.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental es un conjunto de prácticas que definen cómo una organización gestiona, almacena y rastrea sus documentos.

Los documentos existen en una amplia variedad de formatos, desde contratos y formularios hasta imágenes y correos electrónicos. Sin embargo, cualquiera que sea la forma que adopten los documentos, los principios de la gestión de documentos son coherentes. Los componentes comunes de la gestión de documentos incluyen:

Almacenamiento: Proporciona una ubicación centralizada para los documentos que sea fácil de acceder y buscar para los usuarios autorizados.

Anotaciones: Permite agregar notas o comentarios a un documento sin necesidad de editar el documento en sí.

Registro de entrada y salida: Permite asegurarse de que los cambios realizados en los documentos por diferentes usuarios no se sobrescriban entre sí, con un sistema que solo permite que una parte haga ediciones a la vez.

Control de versiones: Permite realizar un seguimiento y registra los cambios en tiempo real para que con cada nueva versión del documento, pueda ver el historial de edición y retroceder a una versión anterior si es necesario.

Seguimiento de auditoría: Permite respaldar sus iniciativas de cumplimiento al permitir que los usuarios autorizados vean un registro de quién ha visto o editado sus documentos y cuándo.

Seguridad y control de acceso:Permite garantizar que el acceso a los documentos se limite solo a las partes autorizadas. Esto es especialmente importante en industrias altamente reguladas.

Estos componentes juegan un papel importante en la protección de la información de su organización. Por eso es vital seleccionar las herramientas y tecnologías adecuadas para aprovecharlas al máximo.

¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental está diseñado para que hacer de la implementación de prácticas y procedimientos de gestión de documentos sea más fácil y en muchos sentidos automáica. Al implementar un sistema de gestión documental, cualquier organización puede ordenar sus documentos y aprovechar los siguientes beneficios:

• Aumentar la transparencia en toda la empresa: ya sea revisando contratos, procesando facturas o recolectando formularios, es esencial que los empleados puedan encontrar los documentos correctos cuando los necesiten. Un sistema de gestión documental pone todos los documentos en un solo lugar, lo que garantiza que los empleados trabajen con el mismo conjunto de información. Este repositorio centralizado de documentos críticos puede servir como una "fuente de verdad" en toda la organización.
• Buscar rápidamente en varios documentos: independientemente del tamaño y el formato, el sistema de gestión documental adecuado puede hacer que todos los documentos se puedan buscar en texto completo. Esto permite a los empleados encontrar la información que necesitan, ya sea en el título de un documento, en sus metadatos o en el texto completo. Las nuevas tecnologías, como la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, pueden mejorar aún más la capacidad de un sistema de gestión documental para extraer información de los documentos.
• Compartir contenido de forma segura interna y externamente: es fundamental para muchas organizaciones compartir documentos con los clientes de forma segura. El sistema de administración de documentos adecuado puede proporcionar una funcionalidad especializada para este propósito, almacenando el documento en una ubicación segura, asegurando que se comparta solo por un tiempo limitado y mejorando la transparencia al registrar quién accedió a qué documentos y cuándo.
• Fomentar la colaboración de los empleados y la organización: cuando los empleados trabajan juntos en un documento, los sistemas avanzados de gestión documental les permiten colaborar en un documento en tiempo real. Este proceso puede ser de gran ayuda para eliminar el ir y venir de la edición a través de hilos de correo electrónico y obtener las versiones finales de los documentos más rápido.
• Realizar un seguimiento de las revisiones importantes: los sistemas de gestión de documentos con muchas funciones tienen control de versiones integrado. Esto ayuda a los empleados a realizar un seguimiento de los cambios en los documentos y garantizar que el documento con el que están trabajando sea la versión más actualizada que existe.
• Proteger la información confidencial: con un sistema de gestión de documentos, los administradores pueden otorgar o denegar el acceso a la información según sea necesario. Esto ayuda a su organización a garantizar que los usuarios autorizados y nadie más puedan acceder a los documentos.
• Respaldar los esfuerzos de cumplimiento: la mayoría de los sistemas de administración de documentos proporcionan pistas de auditoría: registros de la actividad del sistema, incluidas las ediciones de documentos, los intentos de inicio de sesión y los cambios en los permisos del usuario. Esta funcionalidad ayuda a mostrar a los auditores que su organización está siguiendo las regulaciones y que las medidas de seguridad del sistema son efectivas.
• Acceder a la información de forma segura desde cualquier lugar: con las tecnologías en la nube actuales, los empleados ahora pueden acceder a los sistemas de gestión documental desde cualquier lugar del mundo. Esta facilidad de acceso, combinada con la seguridad que pueden proporcionar los sistemas avanzados de gestión de documentos, ofrece una forma segura y eficaz de garantizar que la información se pueda comunicar entre las partes interesadas del proyecto, sin importar dónde se encuentren. Además, muchos sistemas en la nube realizan copias de seguridad del contenido automáticamente, lo que proporciona una base para una recuperación rápida en caso de un desastre o interrupción del negocio.

Hay muchas formas en que un sistema de gestión documental puede beneficiar a las organizaciones y mejorar sus operaciones. Además, a medida que la digitalización y la adopción de la gestión de documentos en la nube se generalizan, existen formas cada vez más rápidas, eficientes y seguras de ofrecer esta funcionalidad a las organizaciones.